Har du nogensinde haft brug for at sende den samme fil frem og tilbage i endeløse e-mails, mens versionerne flyder sammen, og deadlines nærmer sig? Så er det måske på tide at give din samarbejdsproces en digital vitaminindsprøjtning. Med en delt mappe i Google Drive kan du samle alle filer ét sted, styre hvem der må se, kommentere eller redigere - og slippe for den famøse “Hvem har nyeste version?”-jagt.
I denne guide på IT Forum Danmark viser vi dig trin for trin, hvordan du opretter, deler og administrerer en mappe i Google Drive - både på web og mobil. Vi kigger også på, hvordan du holder styr på sikkerhed og GDPR, så både kolleger, kunder og studiekammerater kan arbejde sammen uden at gå på kompromis med datafortroligheden.
Læn dig tilbage, åbn din Google-konto, og lad os komme i gang med at gøre fil-delingen lige så smidig som en fiberforbindelse på en stille søndag.
Hvad er en delt mappe i Google Drive, og hvad skal du bruge?
En delt mappe i Google Drive er en almindelig mappe i din egen “Mit drev”, som du vælger at give andre adgang til. Alle filer og undermapper arver som udgangspunkt den rettighed, du tildeler på rodmappen, og alle ændringer gemmes i real-tid, så alle ser den nyeste version. Det er ikke det samme som et Delt drev (kræver Google Workspace), hvor ejerskabet ligger hos organisationen, og hvor medlemmer tilføjes på drev-niveau med mere avancerede administrationsmuligheder. I en delt mappe forbliver du ejer af både mappe og filer, og du kan til enhver tid ændre eller tilbagekalde adgangen, mens et Delt drev har fælles ejerskab og tilbyder centraliseret administration af tilladelser, opbevaringspolitikker og data-gendannelse.
Inden du går i gang, skal du have følgende på plads: • en Google-konto (privat eller Workspace) • adgang til Google Drive via browser på pc/mac eller Google Drive-appen på Android/iOS • en stabil internetforbindelse • klarhed over hvilke rettigheder dine samarbejdspartnere skal have (Læser, Kommentator eller Redaktør) • beslutning om, hvorvidt deling skal ske via direkte invitation eller et link, og om linket må videresendes • kendskab til grundlæggende sikkerheds- og GDPR-hensyn som to-trinsbekræftelse, ejerskab af følsomme data og muligheden for at forhindre download, print og kopiering. Når disse forberedelser er på plads, er du klar til at oprette og dele mappen uden at gå på kompromis med datasikkerheden.
Trin-for-trin: Opret og del en mappe (web og mobil)
1. Opret ny mappe via web
Åbn drive.google.com og log ind. Klik på + Nyt → Mappe, giv mappen et sigende navn (fx “Projektdeling - Q3”). Når mappen er oprettet, kan du trække-og-slippe filer ind eller højreklikke → Upload filer/Upload mappe for at tilføje indhold. Brug eventuelt undermapper til at holde styr på dokumenter, billeder og regneark fra starten - det forenkler senere deling og adgangsstyring.
2. Del mappen med bestemte personer
Højreklik på mappen → Del for at åbne delingsdialogen. Indtast e-mail-adresser på de personer eller grupper, du vil invitere, og vælg deres rolle:
- Læser - kan se og downloade filer
- Kommentator - kan også skrive kommentarer
- Redaktør - fuld redigering, tilføje/slette filer
3. Delbart link med begrænsninger
Klik på Få link nederst i delingsdialogen, vælg om linket skal være begrænset til “Enhver med linket” eller kun til organisationen, og angiv igen rettigheden (Læser/Kommentator/Redaktør). For ekstra kontrol kan du slå Deaktiver download, udskrivning og kopiering til for Læsere og Kommentatorer eller tilføje en udløbsdato på adgangen (via tandhjulet > Tilføj udløb). Kopiér linket og del det i Slack, Teams eller en e-mail.
4. Samme proces i mobilappen (Android/iOS)
Åbn Google Drive-appen, tryk + → Mappe, navngiv og opret. Hold fingeren på mappen, vælg Flyt eller Upload for filer/undermapper. Tryk på Del-ikonet (figur af en person med plus) for at invitere brugere, eller vælg Administrer adgang > Linkindstillinger for at oprette et delbart link - præcis de samme tre rolletyper er tilgængelige. Alle ændringer synkroniseres øjeblikkeligt, så dine kolleger på web ser dem med det samme.
Administrér adgang, sikkerhed og samarbejde
Finjustér adgangsrettigheder ved at højreklikke på mappen ➜ “Del” ➜ “Avancerede indstillinger”. Her kan du skifte rolle for hver deltager (fra Læser til Kommentator eller Redaktør) eller overføre ejerskab, hvilket gør den anden bruger ansvarlig for kvote og sletning. Vælg “Tilføj udløbsdato” for midlertidige samarbejdspartnere (f.eks. 30 dage). Under “Indholdsbeskyttelse” kan du slå “Deaktiver download, print og kopiering” til, så filer kun kan læses online, og fravælge “Editorer kan ændre tilladelser og dele” for at forhindre utilsigtet videresendelse af linket.
Hold styr på aktivitet og versioner: Klik på informations-ikonet (“Vis detaljer”) for at se en kronologisk log over, hvem der har åbnet, redigeret eller slettet filer. Brug “Versionhistorik” på enkeltfiler til at gendanne tidligere udgaver eller navngive milepæle (“Marketing-godkendt 1.0”). For at undgå rod anbefales navngivningsregler som ÅÅÅÅ-MM-DD_Projekt_Filnavn_vX og farvekodning af undermapper (Højreklik ➜ Skift farve), så alle hurtigere finder det rigtige materiale.
Fejlfinding når noget går galt:
- Manglende adgang: Tjek, om brugeren logger ind med den rigtige Google-konto, eller om linket er begrænset til organisationen.
- Kvoteknas: Gå til “Storage” i venstremenuen for at se, hvilke filer der fylder. Overvej at komprimere videoer eller flytte ældre data til et Delt drev.
- Synkroniseringsproblemer (Drive til computeren): Opdater klienten, ryd cached data, og sikr, at filnavne ikke indeholder ugyldige tegn (
< > : " / \ | ? *).
GDPR-tjekliste:
- Opbevar kun persondata så længe, der er et sagligt formål, og slet automatisk med udløbsdatoer eller labels.
- Anvend tostegsbekræftelse (2FA) for alle med redigeringsrettigheder, og kræv stærke adgangskoder.
- Undgå at dele hele mapper offentligt; brug “Begrænset” linktype og tilføj specifikke mailadresser.
- Indgå en databehandleraftale (DPA) med Google, hvis I behandler følsomme oplysninger.
- Log hændelser i en intern fortegnelse, så I kan dokumentere hvem, hvornår og hvorfor, hvis Datatilsynet banker på.